Het
Nieuwe Werken (HNW, ook vaak simpelweg "flexibel werken" genoemd), is de methode om (bureau)werknemers geen eigen
werkplek meer te
geven maar een beperkt aantal werkplekken beschikbaar te stellen. Vooral thuiswerken, op decentrale plaatsen werken en op
"andere tijden" werken zijn mogelijkheden om het werken op een
eigen (centrale) werkplek te verminderen (tijd-
en plaatsonafhankelijk, vandaar flexibel werken). De ICT moet werken op die
andere locaties en tijdstippen wel mogelijk maken.
Positief gesteld kan Het Nieuwe Werken een manier zijn om het bedrijf
efficiënter en effectiever te laten werken, ofwel doelmatiger (beter
gebruik maken van beschikbare middelen) en doeltreffender (sneller het
gewenste resultaat bereiken).
De "werkplek" van de flexibel werker wordt ook wel "digital
workplace" genoemd: het geheel van faciliteiten als een portal (o.m.
toegang tot het bedrijfsnetwerk), bedrijfsapplicaties (business apps), mobiele
apps e.d.
Uiteraard is niet elke baan geschikt om buiten het bedrijf uit te voeren; denk
hierbij aan de productiemedewerker in de fabriek, de bakker of de caissière.
De rol van kantoren is al veranderd (van verzamelplaatsen van een
veelheid aan vaste werkplekken met bureaus naar vaak, te weinig, losse
werkplekken en kleine vergaderplekken), maar zal dat onder invloed van het
thuiswerken door Corona nog meer doen (kleinere kantoren met wat werkplekken en
nog meer plaatsen van samenkomst voor teamoverleg en broodnodig sociaal /
collegiaal contact, maar vooral met een flexibele indeling). Ook
een eigen kantoor is voor veel bedrijven niet meer nodig, huur is
immers vaak veel flexibeler (en goedkoper).
Verschillende vormen van het Nieuwe Werken
Er zijn verschillende vormen van het Nieuwe Werken, waarbij de derde soort voor
velen het meest aantrekkelijk en daarmee het productiefst lijkt te zijn:
1. thuiswerken (vroeger weinig contact met collega's; contact via
videobellen, Zoom e.d.; verg. wonen
werken ontspannen)
2. op een andere, decentrale locatie werken, al of niet van het bedrijf
waar men werkzaam is (geen of weinig contact met collega's), eventueel bij de
klant
3. op "de zaak" op flexibele werkplekken die in een soort
clustervorm staan en waarbij veel contact met collega's mogelijk is
(groepering per team, afdeling e.d. is goed mogelijk; de omgeving is
mens-vriendelijk met planten, overleghoekjes e.d.)
4. op "de zaak" op flexibele werkplekken die in grote hoeveelheden
in rijen staan opgesteld (nauwelijks contact met collega's; wie vroeg komt
heeft de beste plek).
Voordelen van flexibel werken
- er zijn minder (centrale) werkplekken nodig (organisatorisch aspect)
- werknemers verliezen aanzienlijk minder of geen tijd door minder of geen woon-werk-verkeer
(persoonlijk aspect)
- de werknemers komen meer in contact met anderen dan bij de "vaste
werkplekken", wat meer verscheidenheid geeft en wellicht nieuwe ideeën
brengt (organisatorisch en persoonlijk aspect)
- voor zelfwerkzame (zelfredzame) mensen die ook gewend zijn aan veel
verschillende contacten (twitter,
facebook, linkedin, wharsapp/signal, blogs, youtube, flickr) kan het Nieuwe Werken een verademing zijn
(persoonlijk aspect)
- de productiviteit stijgt omdat er minder informele contacten zijn; hoewel, de
productiviteit kan ook dalen omdat er juist meer informele contacten zijn, er
kunnen immers meer contacten zijn met collega's die je anders zelden zag
(organisatorisch aspect)
- het Nieuwe Werken is vooral geschikt voor medewerkers met een sterke behoefte
aan vrijheid, autonomie en verantwoordelijkheid (organisatorisch en persoonlijk
aspect)
- als bedrijf kun je waarschijnlijk de wat vrijere, creatievere of flexibeler
werknemers prikkelen om bij jou te komen werken (organisatorisch aspect)
- vanuit de overheid gezien is het interessant: als iedereen minimaal één dag
thuiswerkt of in de buurt van huis, betekent dat globaal 20% minder files en dus
ook minder uitgaven aan brandstof, minder aanleg van nieuwe wegen, minder verbreden van bestaande
wegen, minder ongelukken, minder fijnstof e.d. (maatschappelijk aspect); jammer
als die dag voor de meesten de vrijdag is, maar het is natuurlijk te regelen dat
die thuisdag verschillend is.
Nadelen van flexibel werken
- niet alle werkomgevingen zijn ervoor geschikt (thuis of decentraal; hinder
van familie resp. andere aanwezigen)
- er kunnen op een gegeven moment niet voldoende (centrale) werkplekken beschikbaar
zijn; dit nadeel lijkt vooral bij de overheid op te treden (de zucht naar minder
kosten per werknemer wordt nogal eens overdreven; veel medewerkers zijn
verplicht zeer vroeg naar kantoor te gaan omdat ze anders geen werkplek meer
hebben)
- de laatkomers krijgen altijd de "slechte" werkplekken of moeten
naar het bedrijfsrestaurant; vaak ook nog nadat er al een tijd verloren is
gegaan met het zoeken van een parkeerplek want de gemeente is meestal tegen
parkeren (terwijl brede straten de hele dag leeg staan) en veel bedrijven zijn te
gierig om voor voldoende parkeerplaatsen te zorgen (veel bedrijven zijn voor het
openbaar vervoer bijna onbereikbaar)
- de vereenzelviging van de werknemer met het bedrijf wordt minder (van een
gewaardeerde kracht naar een mobiel radertje)
- de controle op het werk vermindert, d.w.z. de chef weet niet meer zo makkelijk
waar iedereen mee bezig is
- de saamhorigheid van een groep vermindert, de voeling met "het
bedrijf" kan minder zijn
- het delen van kennis en kunde onder medewerkers kan verminderen door flexibele
werkplekken; vooral voor nieuwe of nog onervaren werknemers kan thuiswerken
frustrerend zijn als zij niet assertief genoeg zijn om anderen hulp te vragen
(je geeft eerder bij de koffieautomaat of tijdens de lunchpauze toe dat je iets
niet helemaal begrijpt dan dat je elkaar erover op moet bellen of met elkaar
facetimet)
- de voor sommigen saaie eentonigheid van een vaste werkplek en omgeving kan
voor anderen juist een goede voedingsbodem zijn (het "thuis" voelen op
het werk kan verantwoordelijkheid, solidariteit en wellicht commitment
bevorderen)
- HNW is niet voor iedereen geschikt gebleken; wie kiest voor
structuur en geborgenheid zal zich in "het oude werken" prettiger
voelen en daar aanzienlijk productiever zijn; ook diversiteit in mentaliteit is
belangrijk voor een bedrijf
- door alle werkplekken flexibel te maken, is HNW niet meer
vrijblijvend maar een verplichting (het "doel" is het enige "middel" geworden)
- de (werk)motivatie wordt minder: wat is mijn plaats in het bedrijf? wat
verwacht het bedrijf van mij? (risico: de goede kracht neemt ontslag als hij
bij een ander bedrijf kan werken waar niet de methode van het Nieuwe Werken
gehanteerd wordt)
- HNW werd aanvankelijk op persoonsniveau bezien en niet op het niveau
van een afdeling of de gehele organisatie, maar door Corona is dat wel
veranderd; thuiswerken blijkt veel voordelen te hebben en zeker óók voor het
bedrijf!
- het lijkt dat één of slechts een paar dagen thuiswerken beter is om de
sociale cohesie (kennisdeling, binding met het bedrijf) te behouden
- de kantoortuin keert vaak terug, met het forse nadeel dat de concentratie van
de werknemers afneemt (elke keer als er een mobieltje gaat of als er overlegd of
gebabbeld wordt, ben je uit je concentratie; naast bezuinigen op
ICT-kosten is dat misschien is wel de reden dat er zo ontzettend veel fouten in
software zitten; vooral web-applicaties bevatten veel tekortkomingen, fouten die
er met even doortesten snel uit hadden moeten komen)
- investeringen in ICT, software en apparatuur zijn vaak nodig om alle
werkzaamheden buiten het geëigende bedrijfspand mogelijk te maken (maar de
verhoogde productiviteit maakt eventuele investeringen meer dan goed); denk
hierbij aan infrastructuur (netwerk van het bedrijf en daarbuiten), wifi,
beveiliging netwerk, beveiliging data, speciale software om de
bedrijfsapplicaties te kunnen draaien; speciale apparatuur (anders dan van het
netwerk) zal meestal niet nodig zijn (bijna iedere werknemer heeft laptop en
smartphone)
- bij thuiswerken en video-vergaderen e.d.: medewerkers moeten
toch een soort etiquette leren wanneer ze onderling of in een grotere
groep met elkaar een video-vergadering houden; dit video-vergaderen leert
je soms wel meer over de huiselijke situatie van je collega's, wat
sociaal juist gunstig kan zijn
- bij thuiswerken spelen ook een rol:
. zorg dat je een eigen werkplek hebt in huis (of deel die desnoods met je
partner/huisgenoot-thuiswerker)
. neem af en toe pauze (laat de hond even uit of extra uit, dan zijn jullie
allebei in beweging en haal je een frisse neus)
. geniet van je eigen koffie of thee
. werk op normale tijden (vooral als het druk is thuis, met kleine kinderen
bijvoorbeeld)
. waardeer het dat je niet steeds afgeleid wordt door vragen en opmerkingen van
collega's (als die niet steeds digitaal contact zoeken)
. geef aan wanneer je werkt en wanneer je beschikbaar bent om een kort spelletje
te doen met kind of partner (laat werk en thuis niet steeds in elkaar overlopen)
. ga niet door tot 's avonds laat of verschuif het werk niet (steeds) tot ver in
de avond
. als je je er steeds toe moet dwingen te werken, begin dan met de leuke dingen
of, als de tegenzin aanhoudt, vraag je af wat je eraan kunt doen om het te
verbeteren (toch misschien vaker op de bedrijfslocatie werken, ader soort werk
of is een andere
baan misschien prettiger)
- bedrijfsmatig: vaak lijkt HNW meer ingegeven om het kantoor kleiner te houden
(goedkoper) dan om de organisatie flexibeler te maken
- menselijk: om niet 24/7 met de zaak bezig te zijn, doe (af en toe) aan quiet
quitting (geen ontslag nemen, maar neem na werktijd bewust afstand van de
zaak en laat het mobieltje van de zaak liggen en beantwoord geen mails en apps).
Het Nieuwe Werken zal voor werkgevers vooral een financieel aspect hebben, voor
werknemers is het Nieuwe Werken aantrekkelijk als zij veel zelfstandig werk
verrichten en minder afhankelijk zijn van bijvoorbeeld kennis en ervaring van collega's.
Van groot belang voor een goed functioneren binnen het Nieuwe Werken zijn:
- de informatie- en communicatietechnologie (ICT) moet het werk op
"alle" locaties mogelijk maken, zowel centraal (op kantoor) als op
andere locaties en tijden (decentrale vestigingen, thuis, onderweg, in het
café)
- de bedrijfscultuur: het (midden)management moet meer vertrouwen hebben in de
verantwoordelijkheid van medewerkers die buiten de centrale organisatie werken; maar ook werknemers
moeten accepteren dat collega's meer vrijheid kunnen hebben of juist die
vrijheid niet durven nemen.
Eigenlijk is Het Nieuwe Werken een opstap naar het thuiswerken (het thuiswerken
wordt meestal tot Het Nieuwe Werken gerekend), waardoor niet alleen veel
reiskilometers (dure energie), reisgeld en reistijd verdwijnen, maar nog veel
meer dure kantoorruimte overbodig is. Veel werkgevers zijn echter nog
erg benauwd voor thuiswerk: zijn mijn werknemers wel te vertrouwen, besteden zij
hun tijd wel aan het werk, houden ze wel voldoende contact met elkaar, houden ze
voldoende voeling met "de zaak"?
Tips en aandachtspunten van Erik Jan Rouwenhorst (Twynstra
Gudde) over Het Nieuwe Werken (2013)
"1. HNW is ook voor je klanten
Het zou goed zijn als organisaties zich afvragen wat HNW voor de klant kan betekenen. Krijgt de klant nu een beter product, wordt hij sneller geholpen of meer betrokken bij het proces? De vraag van de klant wordt meer en meer multi-disciplinair. Hij vraagt minder om iets te maken maar wil dat we meedenken om iets te ontwikkelen.
Het gevolg daarvan is het multi-disciplinaire team. Dit vraagt van HNW een integrale invulling op mens, werkplek, ICT en proces. Uiteindelijk gaat het erom dat een organisatie slimmer, effectiever en efficiënter gaat werken richting klant en organisatie om uiteindelijk een organisatie te creëren die toekomstbestendig is en waar de klanttevredenheid bovengemiddeld is. 2. HNW is voor iedereen anders
Een verkoper die veel onderweg is en een nomadisch bestaan leidt, heeft andere behoeften en is een ander type mens dan een honkvaste medewerker die de administratie verwerkt.
Managers en medewerkers zijn verschillend in behoeften en hebben andere ideeën. Een goede aanpak voor HNW vraagt om balans tussen specifieke behoeften, uitgangspunten, centrale doelen en decentrale invulling. Geef mensen en teams de ruimte. Zorg ervoor dat het werkproces effectiever wordt voor iedereen en dat iedereen met plezier naar het werk gaat, waar hij/zij dat ook doet. 3. HNW moet 2033 halen
HNW stopt niet bij het eenmalig invoeren van een plaats- en tijdonafhankelijke werkomgeving, maar vraagt om anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. Het gevaar bestaat ook dat HNW wordt gezien als een
"modeverschijnsel" met een verwencultuur aan leuke speeltjes en hebbedingetjes. Kijk bij de invoering van HNW naar klantontwikkelingen en geografische en demografische ontwikkelingen voor de komende 10/20 jaar en zorg dat de organisatie daarop is voorbereid. 4. HNW is meer dan schilderwerk
Echte verandering komt niet van een schilder en dat blijkt ook in de praktijk bij organisaties die HNW alleen vanuit de fysieke omgeving hebben ingevoerd. Iedereen vervalt na één of twee jaar in oud gedrag en vaste standaarden en echte intrinsieke samenwerking blijft uit.
Tientallen jaren zijn de medewerkers gevormd door één en dezelfde manier van aansturing;
"toezien op de werkzaamheden" en "u vraagt, wij draaien". Medewerkers hebben geleerd binnen deze cultuur alles vast te laten leggen in regels. Hierdoor is er een cultuur ontstaan met verworven rechten. Bij invoeren van HNW verlangt men dat in één keer los te laten. In de praktijk blijkt dat dit niet gaat en dit vraagt om het concreet maken van de veranderopgave. Welke betekenis geven wij aan outputgericht sturen en wat betekent dat voor het individu? 5. HNW zegt waarvoor je het doet
Helaas constateren managers vaak dat de wereld sneller verandert dan hun organisatie. Medewerkers die thuis beter technologisch zijn gefaciliteerd dan op het werk. Medewerkers die geliefde voorzitters worden van hun sportvereniging, maar op de zaak geen managementkwaliteiten worden toegedicht.
Ga het gesprek aan over ideeën, verwachtingen en mogelijkheden van HNW, vier de verschillen en maak gebruik van de rijkheid aan inzichten en kennis. Een constructieve discussie over HNW start met betekenisgeving. Dat voorkomt ook verwarring.
De laatste honderd jaar is de maatschappij en economie sterk veranderd onder invloed van technologische ontwikkelingen en de toegenomen welvaart. Mensen werken niet meer alleen om te overleven, maar genieten meer van wat de wereld te bieden heeft.
Inzicht in werken is daardoor veranderd en men verlangt nu meer naar persoonlijke bevrediging en verrijking.
"Waar doe ik het voor en voor wie doe ik het?". Organisaties moeten daarin meebewegen om te kunnen overleven. Dit vraagt om continue aanpassing van het werkproces en de rol van de werknemer. 6. HNW is een teamsport
Binnen HNW is het van cruciaal belang om het vertrouwen laag in de organisatie neer te leggen, om een succesvolle organisatie te kunnen zijn. Vertrouwen laag betekent niet het loslaten van verantwoordelijkheid, maar het borgen van verantwoordelijkheid bij de medewerkers.
Waardeer de topscorers én de mensen die voor de assists zorgen. Verhoog de clubliefde, maak van medewerkers medespelers die elkaar het succes gunnen. Zorg dat het individu de trotse deelgenoot wordt van de doelen die de organisatie voor ogen heeft.
Door HNW zullen medewerkers fysiek vaker uit elkaar gaan, voorkom dat ze uit elkaar groeien. Meer dan ooit wordt werken samenwerken, zet het op de agenda van iedereen. 7. HNW maakt van iedereen een manager
De managementlaag onder de directie heeft het moeilijk bij het overgaan naar HNW.
Er wordt verlangd dat zij plaats- en tijdonafhankelijk sturing kan geven aan de medewerkers. Outputgericht werken is een relatief nieuw fenomeen. Men definieert het begrip zelden en iedere manager belandt in een zoektocht naar de betekenis.
Ook voor medewerkers is de invoering van HNW vaak ingrijpend. Jarenlang hadden ze vaste plekken en vaste taken. Nu wacht de vrijheid en meer verantwoordelijkheid. Wat zal ik vandaag als eerste doen? En waar? En hoe? En met wie? Met HNW wordt iedereen zijn eigen manager, en sommige mensen worden liever gemanaged. HNW staat en valt met de persoonlijke aandacht voor de nieuwe rol van de medewerkers. 8. HNW maakt wie je bent
Heldere doelen, de manier van werken, omgaan met elkaar, zeggen wat je denkt en feedback geven hebben zeer veel impact op het succes van
HNW. Transparantie draagt bij aan een open cultuur en is in het belang van de individuele medewerker en de identiteit van de organisatie. Transparantie vraagt een concrete vertaling naar gewenst gedrag. Persoonlijke aandacht bepaalt en verhoogt het effect van
HNW."
Met dank aan o.m. Armand van Wijck over het TNO rapport dat Het Nieuwe Werken
maatwerk is (Technisch Weekblad) en Erik Jan Rouwenhorst (Twynstra
Gudde).