home

discl. / ©, lid NVJ

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z


prestatie-inkoop, best value procurement (BVP)

 

prestatie-inkoop, best value procurement

Prestatie-inkoop of Best Value Procurement (BVP) is een manier van aanbesteden ("inkopen") waarbij de opdracht meer functioneel is opgesteld en niet verzand is in een enorme veelheid van detailspecificaties. De aanbieder (aannemer) staat het vrij zijn eigen invulling te geven van de opdracht, mits voldaan wordt aan de functionele specificaties. De opdrachtgever geeft aan wat hij wil hebben en de aannemer bepaalt hoe dat gebouwd wordt.
"In de zogenoemde pre-award-fase nemen opdrachtgever en opdrachtnemer de tijd om af te stemmen wat ze van elkaar verwachten, plannen ze het project en maken afspraken over het beheersen van de risico's en het benutten van de kansen."
Prestatie-inkoop resulteert vaak in contractvormen als Design and Construct (D&C, ook wel Design and Build, D&B, of Design and Engineer) of Design Build Finance and Maintain (DBFM).

Eisen te stellen aan de aannemer, vanuit het standpunt van de opdrachtgever, zijn o.m.:
- moet deskundig zijn, expert op zijn vakgebied (let op: bij prestatie-inkoop is belangrijk dat experts die bij de gesprekken over de oplossingen en aanbesteding zijn geweest ook het verdere traject deelnemen en niet alweer op weg zijn naar een volgende klant om een opdracht binnen te halen, terwijl minder deskundigen het van hun overnemen; hier is dus ook belangrijk wie de opdracht uitvoert) 
- risico's minimaliseren en voor eigen rekening nemen (maar ook risico's durven nemen als innoverend werk noodzakelijk is)
- kansen maximaliseren
- handelen in het belang van de klant (maak de omslag van uitvoerder naar medeverantwoordelijke van de opgave)
- focus niet op het planmatig afwerken van de afzonderlijke delen van het project, maar op het eindresultaat voor de klant ("het realiseren van de opgave, de projectdoelstelling"): signaleer problemen en wel in een zo vroeg mogelijk stadium
- open staan voor de klant (geef ruimte en krijg ruimte, onderhoudt informele communicatie, wees "transparant").

Eisen te stellen aan de opdrachtgever:
- sturen op hoofdlijnen; de inhoud (de details) moet losgelaten worden en de geleverde prestatie moet gevolgd worden
- focus niet zozeer op het planmatig afwerken van detailacties maar op de prestatie die geleverd is
- open staan voor de aannemer (geef ruimte en krijg ruimte, onderhoudt informele communicatie, wees "transparant").

Voordelen van aanbesteden via prestatie-inkoop (best-value-aanpak):
- er is ruimte voor innoverende oplossingen waardoor de bouw sneller of goedkoper kan (of beide); voordeel voor zowel opdrachtgever als aannemer
- er zijn geen hoge kosten meer voor meerwerk; voordeel voor de opdrachtgever
- het voortraject, de aanbestedingsfase, is korter omdat de aanbieders geen diepgaande detailspecificaties behoeven op te stellen
- het project duurt minder lang omdat de aannemer erbij gebaat is snel te werken (maar toch goed, zeker als het onderhoud ook de aannemer wordt uitgevoerd)
- de opdrachtgever hoeft geen enorme hoeveelheid ingenieurs in dienst te hebben die detailspecificaties opstellen (denk aan Rijkswaterstaat)
- de aanbieder (aannemer) werkt zelf de opdracht uit (ontwerp en bouw en eventueel onderhoud); dit geeft de aannemer ruimte voor creativiteit
- de aannemer wordt (impliciet) aangemoedigd naar de risico's te kijken, omdat de aannemer zelf daar het slachtoffer van is; de aannemer zal dus "automatisch" meedenken met de opdrachtgever
- de verstandhouding tussen opdrachtgever en aannemer normaliseert zich: waar vroeger de aannemer de gewiekste boef was die voor veel meerwerk en vertragingen zorgde (een ander winstgevender project eerst maar uitvoeren), denkt de aannemer nu mee en zijn de gevolgen van onduidelijkheden, problemen en vertragingen uiteindelijk voor de aannemer zelf ("nu kunnen ze hun geld verdienen met slim organiseren")
- de aannemer krijgt meer ervaring in het ontwerpen en kan daardoor wellicht sneller over de grens opdrachten vinden
- het leek er op dat er aan de zijde van de aannemer meer tijd besteed zou moeten worden om de aanbesteding te verwerven (zelf de opdracht invullen immers), maar het lijkt er op dat de aanbieders (aannemers) juist minder tijd nodig hebben voor de aanbestedingsfase: er zijn immers (nog) geen diepgaande detailspecificaties; "sommige aannemers zijn voor een offerte minder dan de helft van de kosten kwijt dan bij de oude manier van offreren"
- "naast harde contracteisen zijn houding en gedrag zeer belangrijk: de opdrachtgever moet de inhoud loslaten en vertrouwen hebben in de opdrachtnemer; minder toetsen dus op de inhoud (de details) maar meer de geleverde prestatie volgen"
- omdat er voor de aannemer meer ruimte is, zijn er verschillende uitwerkingen mogelijk en kan de opdrachtgever de selectie van de aannemer meer op basis van "kwaliteit voor de beste prijs" plaatsvinden
- de wekelijkse rapportage moet (ook) alle belangrijke informatie bevatten over onverwachte problemen en de gevolgen daarvan in tijd, geld en kwaliteit.

Een paar voorbeelden bij Rijkswaterstaat (RWS):
- een goed voorbeeld van prestatie-inkoop is de "spoedaanpak wegen" die in 2008 in gang is gezet door de toenmalige minister Eurlings; in plaats van een langdurige procedure met het beschrijven van bestekken enz. koos RWS voor de prestatie-inkoop: consortia werden uitgedaagd met creatieve oplossingen te komen; de knelpunten en files waren opgelost binnen budget en in korte tijd, de aanpak was succesvol (en er werd toch ook rekening gehouden met zo min mogelijk hinder voor het verkeer en voor omwonenden en met goede informatie voor de weggebruikers)
- vroeger had RWS duizenden ingenieurs in dienst die alles tot in detail uitwerkten; nu geeft Rijkswaterstaat meer aan wat zijn wensen (functioneel) en de aannemer bouwt dat; "aannemers werden vroeger betaald om te bouwen, niet om te denken"
- vroeger gaf RWS aan hoeveel putten enz. er nodig waren en hoe vaak die per jaar schoongemaakt moesten worden om ervoor te zorgen dat er geen water op de weg blijft staan; nu wordt slechts aangegeven dát er er bij regen geen water op de weg mag blijven staan
- "bij de klassieke aanbestedingen gingen aannemers in 80% van de gevallen over tijd en/of budget  heen"
- "bijna alle 16 spoedprojecten die via prestatie-inkoop plaatsvonden waren sneller klaar dan de planning van RWS"
- m.b.t. risico's van vertragingen van het bouwproject (aspect "meedenken"): "bij grondaankoop kan een aannemer eerst het noordelijke tracé uitvoeren omdat bij het zuidelijke tracé problemen zijn te verwachten bij de onteigening van de grond".

Een bekend voorbeeld waar voor de NS uitsluitend de prijs een rol speelde (en wellicht ook politiek) en gekozen is voor een ondeskundige bouwer, is de hogesnelheidstrein Fyra (2013). Ook bij het grote publiek is het daardoor duidelijk dat de oude uitdrukking "goedkoop is duurkoop" nog steeds van kracht is.

"Stel, we willen de Mount Everst beklimmen. Bij het selecteren van de bergbeklimmer om ons te begeleiden, kunnen we kiezen uit twee scenario's:
a. We huren een bergbeklimmer en vertellen hem hoe hij de berg moet beklimmen, welk gereedschap hij daarbij moet gebruiken en dat het sneller en goedkoper kan.
b. We zoeken een zeer ervaren bergbeklimmer en laten hem bepalen hoe we de berg gaan beklimmen.
Helaas werken veel bedrijven en overheden (nog) volgens het gechargeerde scenario (a), aldus Jeroen van der Rijt en Sicco Santema in hun boek Prestatie-inkoop."

Aangehaalde zinnen in de tekst, tenzij anders vermeld, met dank aan Technisch Weekblad (nr. 17, 2012) en Bouwformatie (18-12-2012, Wiebe Witteveen en Mirjam Cauvern).

Zie eventueel Scenter Organisatieadviseurs.

Verg. D&C, DBFM, PPS (Privaat Publieke Samenwerking), prestatiecontract, past performance.

Eng. Best Value Procurement (BVP)