home

discl. / , lid NVJ

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z


nota van inlichtingen

 

Advertentie:

nota van inlichtingen

Bij aanbestedingen is soms een nota van inlichtingen (NvI) van toepassing, bijvoorbeeld als er onduidelijkheden zijn. Tijdens het proces van aanbesteding heeft de deelnemer (leverancier) daarom de mogelijkheid vragen te stellen. De geanonimiseerde vragen en de antwoorden hierop komen meestal in de nota van inlichtingen, die de aanbestedende partij (overheidsorganisatie) uiterlijk 6 dagen voor het verstrijken van de aanbestedingstermijn naar alle deelnemers stuurt (in EU-verband: uiterlijk 10 dagen).

TenderNed geeft over de nota van inlichtingen het volgende (uitgaande van de aanbestedende dienst):

"Een nota van inlichtingen is een aanvulling op de eerder gepubliceerde stukken en vormt een onverbrekelijk onderdeel van de aanbestedingsstukken. De aanbestedingsregelgeving is dan ook onverminderd van toepassing op de nota van inlichtingen.

De regelgeving zegt aangaande de nota van inlichtingen dat deze gebruikt mag worden voor het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking, aanvulling van de selectieleidraad of offerteaanvraag zonder de aard en omvang van de opdracht te veranderen.

De nota van inlichtingen dient tenminste tien dagen voorafgaand aan het verstrijken van de indieningstermijn beschikbaar te zijn voor alle leveranciers die interesse hebben voor de aanbesteding. In het kader van het gelijkheidsbeginsel dienen alle leveranciers op hetzelfde moment dezelfde nota van inlichtingen te krijgen. Indien u een niet-openbare procedure volgt, zult u mogelijk tweemaal of vaker een nota van inlichtingen opstellen. Eenmaal tijdens de selectiefase en eenmaal tijdens de gunningsfase."

De Aanbestedingswet 2012 vermeldt onder meer (zonder cursivering en zonder de tekst tussen spekhaken; situatie 01-07-2016):

Artikel 2.53
1 Een ondernemer kan inlichtingen vragen over een specifieke aanbesteding.
2 De aanbestedende dienst beantwoordt de gestelde vragen in een nota van inlichtingen, die hij aan alle gegadigden of inschrijvers verzendt.
3 Een ondernemer kan de aanbestedende dienst verzoeken om bepaalde informatie niet in de nota van inlichtingen op te nemen indien openbaarmaking van deze informatie schade zou toebrengen aan de gerechtvaardigde economische belangen van de onderneming.

Artikel 2.54
1 Een aanbestedende dienst verstrekt nadere inlichtingen over de aanbestedingsstukken uiterlijk tien dagen voor de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen, mits het verzoek om inlichtingen tijdig voor de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen is gedaan.
2 In afwijking van het eerste lid bedraagt de in dat lid bedoelde termijn in geval van toepassing van de openbare procedure, niet-openbare procedure of mededingingsprocedure met onderhandeling, waarbij toepassing wordt gegeven aan artikel 2.74, vier dagen [in urgente situaties waarbij onderbouwing van de urgentie noodzakelijk is].

Opmerkingen
- Bij voorkeur worden de vragen schriftelijk of per email ingediend en zal er een uiterste datum zijn waarop die vragen kunnen worden ingediend.
- Ook kan een mondelinge inlichtingenbijeenkomst worden georganiseerd. De vragen kunnen in dit geval uiteraard ook mondeling worden gesteld. "Meestal wordt in de aanbestedingsstukken een datum aangegeven wanneer bij voldoende belangstelling een inlichtingenbijeenkomst wordt gehouden en voor wanneer men zijn belangstelling daarvoor kenbaar moet maken. Bij onvoldoende belangstelling, kan altijd een schriftelijke vragenronde worden gehouden." (Isgv)
- "Een wijziging van de belangrijkste voorwaarden van de opdracht - zoals technische specificaties of gunningscriteria - mag niet plaatsvinden via de nota van inlichtingen. Een nieuwe aanbesteding of een rectificatie met opnieuw inachtneming van de termijnen is dan vereist." (Pianoo)
- "Geef als aanbestedende dienst, ook al worden mondelinge antwoorden gegeven, aan dat de inschrijvers alleen aan de schriftelijke nota van inlichtingen zoals die verzonden zal worden, rechten kunnen ontlenen. Waak ervoor dat een inschrijver na afloop van de informatieronde nog informatie uitwisselt met nog aanwezige medewerkers. Spreek van te voren duidelijk af wie welke vragen zal beantwoorden. Mochten mondelinge vragen worden gesteld waarvan u niet zeker bent of uw antwoord aanbestedingstechnisch klopt, geef dan geen antwoord en neem deze vraag mee voor de schriftelijke beantwoording. (Isgv)
- Vragen waarvan het antwoord al in de aanbestedingsstukken staat, worden toch niet uitsluitend beantwoord door een verwijzing naar de betreffende vindplaats (tenzij uit de vraagstelling blijkt dat de ondernemers de aanbestedingsstukken onvoldoende hebben bestudeerd). Verwijzen met "zie het bestek" of "dit is des aannemers" is aanlokkelijk want de aanbestedende dienst hoeft zich er verder niet in te verdiepen, maar juist inhoudelijke zaken worden op die manier vaak genegeerd (met als gevolg vertraging van het aanbestedingstraject, juridisch gehakketak en in ieder geval een verhoging van de kosten, waar die dan ook liggen).
- De tijd dat de deelnemer (leverancier) de nota van inlichtingen kan beoordelen en eventueel zijn offerte zal moeten aanpassen, is meestal te kort. Handiger is wanneer de vragen halverwege het aanbestedingstraject binnenkomen. De nota kan in dat geval op een eerder moment worden verstuurd aan de deelnemers; daardoor zal er waarschijnlijk meermalen een nota van inlichtingen verschijnen waarbij duidelijk moet zijn welke nota de laatste is.
- Te vroeg sluiten van de termijn waarop vragen kunnen worden ingediend, is ook niet goed: 
(a) de meeste partijen hebben waarschijnlijk nauwelijks het bestek kunnen inzien
(b) de aanbestedende diensten hebben de neiging om pas op zoek te gaan naar antwoorden nadat alle vragen zijn gesteld
- "Zonder de mogelijkheid van een tussentijdse raadpleging zullen inschrijvers het niet aandurven creatieve, kostenverminderende oplossingen aan te reiken omdat het risico van afwijzing te groot is".
- Wanneer informatie buiten de nota van inlichtingen is gehouden, dient dit in het proces-verbaal van opdrachtverlening te worden aangegeven (artikel 2.132 Aanbestedingswet 2012).
- "De antwoorden mogen ook niet leiden tot discriminatie van een product, dienst of inschrijver of leiden tot minder transparantie en objectiviteit."
- Bij de bouw wordt naast het bestek en de tekeningen dan ook deze nota van inlichtingen gebruikt.

Documentatie
- Handleiding Nota van Inlichtingen (van Ministerie van OCW)

- Verstandig omgaan met inlichtingen (van het Aanbestedingsinstituut van Bouwend Nederland)

Met dank aan o.m. Ondernemersplein.